OptimIT

Poslovanje „bez papira“ nije opcija, već imperativ današnjice kad je digitalizacija dokumenata i procesa preduvjet tržišne konkurentnosti.

Bespapirno poslovanje – “Paperless”

Poslovanje bez papirnih dokumenata često se čini nemogućim. Velike količine papira i rezervnih spremnika za tintu česta su stavka lista za kupovinu srednjih i velikih poduzeća. No, ured bez papira odavno nije tek futuristički koncept, već stvarnost. Upoznajte bespapirni proces poslovanja kojeg rastući broj poduzetnika implementira u sustave vlastitih poduzeća.

Što znači bespapirno?

Najkraće rečeno, „ured bez papira“ definira proces značajnog reduciranja papirnog poslovanja. Smanjenje se odnosi na internu i eksternu dokumentaciju i korespondenciju. Primjerice, računi, pisma, upute ili postupci u tiskanom obliku mnogo sporije stižu do primatelja od njihovih digitalnih inačica. To je posebno izraženo u većim tvrtkama. Procesi poslovanja bez papira osmišljeni su kako bi olakšali funkcioniranje tvrtke u područjima gdje papir može predstavljati ograničenje.

Treba li moja tvrtka modernizaciju poslovanja?

Digitalizacija dokumenata je proces koji je tehnološki napredak učinio neizbježnim. Zbog početnog procesa prilagodbe novim modelima poslovanja, korisnici ponekad oklijevaju s uvođenjem promjena. No, optimizacija poslovanja u vrlo kratkom roku donosi primjetna poboljšanja organizacije i učinkovitosti. Važno je samo procijeniti pravo vrijeme za promjene.
Određeni faktori ukazuju da je vrijeme za promjene modela poslovanja. Prvi faktor je svakako prolongiranje obavljanja poslovnih procesa zbog nedostatka automatizacije. Standardizacija kreiranja papirnih dokumenata prema predlošku osjetno je teža ukoliko je prepuštena različitim osobama. Printani odnosno elektronički dokumenti bit će standardizirani neovisno o broju osoba koje ih kreiraju.
Drugi pokazatelj su potencijalne neugodnosti vaših korisnika vezane uz protok računa i drugih dokumenata. Čak i najmanje neugodnosti u procesu nabave mogu potaknuti poslovne partnere da kod konkurencije potraže bolju razinu usluge.
Naposljetku, valja objektivno sagledati organizaciju tvrtke. Primjerice, poslujete li s nestandardnim zbirkama dokumenata s kojima se zaposlenici teško snalaze, zasigurno trebate promjenu. Isto vrijedi za neispravno pohranjene dokumente, potencijalno dostupne neovlaštenim osobama.

Prednosti ureda bez papira

Digitaliziran promet dokumenata pozitivno utječe na ostale elemente poslovanja. Prije svega, smanjuju se troškovi fakturiranja kao i ukupan obim dokumentacije. Protok podataka je brži i sigurniji. Uštede na poštanskim uslugama, općenitim troškovima kao i prostoru potrebnom za pohranu dokumenata također mogu biti značajne.
Prednosti digitaliziranog procesa poslovanja posebno će primijetiti manje maloprodajne tvrtke, a ponajviše konkurencija.

Ukoliko se Vaša tvrtka bavi javnom nabavom, sigurno ste se susreli s konceptom platforme za elektroničko fakturiranje. Platforma je mjesto koje omogućuje elektronički priljev računa za provedbu javnih narudžbi, potvrda i ostalih dokumenata vezanih uz suradnju na ovoj razini poslovanja. Zahvaljujući digitalizaciji procesa, rad s javnom upravom je uvelike olakšan i ubrzan. Dodatna je pogodnost mogućnost sigurnog slanja dokumenata pomoću jedinstvenih formi eDokumenata.

Prijelaz na poslovanje bez papira

Prelazak na elektroničke blagajne i račune nije prelazak na ured bez papira. Provođenje procesa ne uključuje samo reduciranje papirnog poslovanja, već i modernizaciju procesa unutar tvrtke. Vanjska tvrtka može obaviti reviziju vašeg poslovanja, analizirati i procijeniti neučinkovitosti procesa te pomoći prilikom implementacije promjena.

Važno je odabrati kvalitetna IT rješenja koja će poboljšati poslovanje tvrtke, a pritom se neće pretvoriti u dodatan izvor problema. U tom će vam odabiru pomoći iskusno profesionalno osoblje koje zna odgovoriti individualnim zahtjevima korisnika.

Više informacija možete pronaći na stranici našeg partnera Infinite Sp.z.o.o.