OptimIT

e-Arhiva omogućuje korisnicima elektroničko arhiviranje dokumenata na zakonski predviđeni period ili dulje, ako postoji potreba.

Elektroničko arhiviranje pruža sigurnu pohranu digitalnih dokumenata, uglavnom e-računa. Ima veliku prednost u odnosu na fizičke zapise i arhivu jer su sve datoteke na jednom mjestu, dostupne 0-24 putem računala, telefona ili tableta.

Vremenska oznaka

Dokumenti se prilikom ulaska u elektroničku arhivu vremenski označavaju žigom treće strane, certificirajuće kuće koja jamči zakonski propisane uvjete ispravne pohrane elektronskih dokumenata.

Vremenska oznaka koristi se u svrhu dokazivanja točnog određivanja datuma stvaranja ili potpisivanja nekog elektroničkog dokumenta (npr.e-računa). Jamči nepromjenjivost dokumenta od trenutka pohrane.

Označavanje vremenskom oznakom / žigom također osigurava zaštitu od krivotvorenja.

Proces elektroničkog arhiviranja

Za tvrtke koje imaju mali broj dokumenata, EDInet web sučelje omogućuje kreiranje i zaprimanje istih. E-Arhiva modul dostupan je i WEB korisnicima.

Kao dodatak usluzi e-Arhiva nudimo i potpunu prilagodbu PDF prikaza. Na taj način korisnici mogu maksimalno uskladiti prikaz dokumenata prema potrebama poslovanja.

PDF dokumente moguće je slati i na email primatelja.

Elektronički potpis

PDF prikaz elektroničkog dokumenta može se dodatno potpisati elektroničkim certifikatom, koji glasi na tvrtku izdavatelja elektroničkog računa i vrši se internoj okolini potpisnika.

Elektronički potpis tj. e-potpis osigurava autentičnost i integritet elektroničkog dokumenta, te osigurava cjelovitost i izvornost podataka:

• Autentičnost za primatelja poruke ovo je garancija da je zaista određena tvrtka poslala dokument, a ne netko drugi
• Integritet odnosi se na sigurnost da podaci prilikom prijenosa ili obrade nisu izmijenjeni

Zbog sigurnosti, pristup arhiviranim računima i modulu e-Arhiva u čitljivom obliku, omogućen je isključivo ovlaštenim korisnicima putem WEB sučelja.

Koje su prednosti korištenja elektroničkog arhiviranja tj. e-Arhive?

• Dostupnost dokumenata 0-24
• Dokument se sprema u originalnom formatu
• Dokumenti se elektronički potpisuju i vremenski označavaju
• PDF dokumenti mogu se slati na email primatelja (PKI metoda)
• Troškovi arhiviranja su smanjeni
• Moguće preuzimanje dokumenata u potrebnom formatu (npr. XML)
• Brza pretraga i mogućnost filtriranja
• Sigurnost i pouzdanost sustava
• Jednostavnost korištenja i automatizacija
• Kreiranje i preuzimanje izvještaja arhiviranih dokumenata (csv, pdf, xsl)
• Mogućnost odabira PDF prikaza (iz vlastitog sustava ili kreiranje posebnog PDF prikaza za Vašu tvrtku prema Vašim potrebama)

Za više informacija o e-Računima i ostalim e-Dokumentima kliknite na : E-Dokumenti & EDInet

Za ponudu i ili ugovaranje prezentacije možete nas kontaktirati putem kontakt forme, na mail edi@optimit.hr ili na broj +385 (0)1 78 97 301