Rješenje za praćenje i upravljanje projektima
Za Međunarodnu organizaciju razvijeno je Rješenje za upravljanje i praćenje portfolijom programa odnosno projekata koje omogućuje cjelovito kontinuirano upravljanje pojedinim projektima, njihovim zadaćama, ljudskim i materijalnim resursima te izradu ad-hoc izvješća u cilju ostvarenja višegodišnjih zacrtanih ciljeva organizacije.
Ideja, tko, što
Postojeći sustav upravljanja projektima, iako postavljen na zdravim temeljima uporabom metodologije PRINCE2, nije imao kvalitetnu podršku na razini alata za praćenje, pregled i kvalitetno brzo izvješćivanje o stanju i rizicima projekata. Kako bi omogućili povezivanje različitih postojećih baza podataka i repozitorija dokumenata te izradu ad-hoc izvješća, Međunarodna organizacija se odlučila za izradu namjenskog Rješenja za upravljanje portfeljom projekata.
Izazov, cilj
Glavni izazov pri kreiranju specifičnog, jedinstvenog rješenja za korisnika, bio je povezati postojeći robustan sustav upravljanja dokumentima i harmonizirati ga s mogućnostima predložene digitalne platforme kako bi se omogućilo jednostavno upravljanje projektima, zadacima, izvješćima, resursima te svim ostalim zatraženim jedinstvenim zahtjevima.
Rješenje je trebalo integrirati s financijskim informacijama na siguran način, uz postojeće različite ovlasti i odgovornosti koje mogu biti dodijeljene po svakom projektu.
Također Rješenje je trebalo prilagoditi korisnikovoj postojećoj metodologiji upravljanja projektima (PRINCE2). Naime, metodologija po kojoj rade sadrži mnoštvo elemenata koji nisu nužni u svakodnevnom vođenju projekta u klasičnom smislu. Stoga je trebalo prilagoditi implementaciju na način da se zadovolje principi metodologije, a da Rješenje bude prilagođeno korisnikovom načinu upravljanja projektima.
Strategija, tehnologija, rješenje
Razvijeno Rješenje temelji se na Alfresco sustavu upravljanja dokumentima koji je u potpunosti prilagođen specifičnim zahtjevima korisnika.
Rješenje voditeljima projekata omogućuje unos osnovne informacije o projektu iz povelje projekta i praćenje metodologije upravljanja projektima tijekom životnog ciklusa projekta. Tipični životni ciklus projekta, prilagođen za projekte u međunarodnoj organizaciji, sastoji se od sljedećih faza: nacrt, početak, odobrenje, aktiva, prihvaćanje i zatvaranje.
Tijekom prve faze, voditelj projekta je odgovoran za upravljanje informacijama vezanim uz projekt. Podaci se sastoje od osnovnih informacija: naziva projekta, odgovorne organizacijske jedinice, voditelja i sponzora projekta, usklađivanja s organizacijskim strateškim ciljevima, opravdanja i krajnjih ciljeva projekta. Nakon definiranja informacija o projektu, postavljaju se sve potrebne poveznice, uključujući repozitorij za upravljanje svim dokumentima tijekom projekta.
Daljnje informacije uključuju pojedinosti o projektnom proizvodu i njegovim kriterijima prihvaćanja kao glavnom mjerilu uspjeha projekta, vremenski okvir projekta u Ganttovom obliku, informacije o projektnom timu i proračunu koji je usklađen s ERP sustavom organizacije.
Voditelj projekta odgovoran je za upravljanje svim informacijama tijekom životnog ciklusa projekta. Rješenje mu omogućuje izradu različitih privremenih izvještaja tijekom projekta, upravljanje rizicima, problemima, kvalitetom projekta i naučenim lekcijama.
Nadalje, Rješenje posjeduje i upravljanje zadacima kako bi svaki član tima nakon prijave u sustav mogao pratiti svoje trenutne, buduće i završene zadaće.
